档案管理之我见

                                 徐慧  暖水乡人民政府

    近几年，随着我旗经济社会的快速发展，档案管理工作也面临着新机遇、新挑战，也给档案管理工作提出了新要求，准确把握档案管理工作的特点，使档案管理工作达到现代化，是目前档案管理工作中的首要任务。接手档案管理工作已有两年多，以下就目前档案管理工作中存在的问题加以归类，并对今后的工作提出了一点自己的意见和建议。

一、目前档案管理中存在的一些问题。

    1、对档案管理工作的重视程度不够。一直以来，相当一部分单位和部门都存在对档案管理工作的重视程度不够等问题，普遍认为档案工作就是保管类工作，不是单位或部门的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以了。

　　同时，档案管理人员身兼数职的现象较为普遍，不能集中精力做好档案管理工作。

　　2、缺乏专业的档案管理人员。目前档案管理人员在专业素质、文化程度等方面还存在一定距离，主要都表现在档案管理专业人员较少、管理专业知识面较窄，计算机应用能力偏低等。绝大多数档案管理人员的管理水平还停留在传统的经验上，缺乏创新和活力。

　　3、档案管理工作不够规范。目前，在一些单位的档案馆，普遍存在管理不规范的问题，主要表现为：档号不规范；案卷标题不规范；大部分案卷缺少卷内目录；组卷混乱现象比较严重。这些问题的存在，严重阻碍着档案工作的现代化。

　　4、档案管理制度不够健全。目前，许多单位不重视档案管理这项工作，使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度，全凭管理人员的随意性来完成。　　 

　  5、档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索两种方式。目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求多不求精的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

　　以上所列举的都是档案管理工作中的典型问题，这些问题的出现既是现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，我们必须应对形势的要求，改进档案管理的方法，使档案工作更具现代化。

　　二、提高档案管理水平的措施。

　　档案的根本目的在于利用，因此，只有提高档案管理工作的管理水平，才能为各单位、各部门的建设和发展提供更加快捷、便利的服务。

　　1、首先要在提高认识上下功夫。单位部门的重视是做好档案工作的重要保证。各级部门应高度重视档案管理工作的重要性，将其纳入到议事日程。配备专人管理档案，并定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，加强有关档案法律、法规的学习，进一步明确档案工作是各部门义不容辞的责任和义务。　　 

　　2、提高档案管理人员的专业技能。档案管理人员的职责就是维护档案的完整与安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏是指对档案保管的完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏；不丢指要保证档案绝对安全，不致因工作疏忽而使其遗失或被窃；不散是指档案保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便；不乱，就是要求档案保管整齐规范，有据可循、有目可查。档案管理人员在工作之余必须加强理论学习，提高档案方面的理论修养，充分认识档案的价值，增强档案管理工作的责任心。　　 

　　3、建立健全档案管理制度。首先要从思想上深刻认识档案管理工作的重要性，认识到将有价值的资料有序地分类归档、编号保存，有利于工作的连续性，有利于对既往资料的考证、利用。档案室要建立完善的规章制度，减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。其次要建立有效的激励机制，以激励他们的工作热情，促进档案管理工作的完善与发展。