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档案的规范、科学管理，档案资料的形成至关重要，资料的收集是档案管理的实际起点，是档案形成的重要环节，它不仅关系到档案资料的齐全、完整性，而且关系到档案资料的“历史”真实性。那么，如何才能更好的做好档案资料的收集工作呢？我认为：

　　首先，要强化档案意识。

　　档案意识是人们对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。

　　作为档案员，无论是专职的，还是兼职的，我们要理解自己工作的重要性，要热爱自己的工作。我们的工作让人感到骄傲，因为我们记录了历史(档案是历史真实的原始记录)。我们把经验与知识当作财富收集、整理、归档、保存起来以便更好的利用，这个工作就如一个内当家，把全部家当整理得井井有条，并随时可以提取某件物品供人享用，这个工作环节是正常运转不可缺少的一个重要条件。平时，要注意收集、要多提醒资料积累者，不怕难为情，你催多了，他反而感到难为情而以后主动把材料上交，当然，接收的资料必须保管好，无论哪天要用，你得随时提供，这样在他们的头脑中就会形成一种定势：把资料交给你，作为档案保存起来，最方便、最放心、最保险。也就愿意按规定时间向你提供原始材料，档案意识自觉地提高了。档案的收集问题也就不成为问题了。

　　其次，明确档案资料的收集范围。

　　凡是反映本单位重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图象清晰、书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、（更多精彩文章来自“秘书不求人”）铅笔、纯蓝墨水书写。如用传真纸打印的必须进行复制。

　　第三，对收集的档案资料，进行科学分类。

　　各单位档案大体上可分为五类：文书档案、科技档案(包括财会档案、基建档案)、声像档案和实物档案。

　　各个部门在每年初根据本部门工作活动的规律、预计该年度可能形成文件的类别和数量，可以主要依据各部门文件材料的归档范围，拟制出来归卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。我把称为“预分类”，在实际工作中，对个别类目要依据实际情况做调整。

　查找。

　　第四，档案收集方式与方法

　　1．平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时收集。如收文、发文；请示、批复；与有关单位及个人签定的各种合同、协议等各种会议材料，收集这类档案材料我们可以直接到会议现场收集，会议结束的同时，领导或代表的讲话稿等材料也就收全了。尤其有上级领导讲话的，有时领导讲完就把稿件带走，再要就较难。有时也有领导讲话不用稿，那么还需要我们做讲话记录，会后进行整理，一并归档。

　　2．定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时收集，以防散失。如每年的工作计划、总结、大事记、各项工作记录、各类专题讲座、党代会、团代会等。

　　3．年终收集。每年年终时，各股室领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次清查、清退，移交给负责立卷归档人员，以保证应归档文件材料齐全、完整。如：职称评定材料、职工名册、党员名册、职工奖惩材料、修订的规章制度、各股室在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料等。

　　档案资料的收集包括声像资料和实物资料：如照片、光盘、奖杯、奖牌等。

　　那么，随着自动化办公的普及，出现了电子文档，在以后各类资料的收集可能还要包括电子文件。

　　第五，档案收集工作的要求。

　　一是要档案材料的收集要及时、齐全、完整；二是要确保收集渠道畅通、信息灵敏。

　　档案的收集工作是本校各项工作活动结束之后才开始，从而决定收集工作只有档案员与各在实际工作与各股室的工作人员加强沟通与交流的基础上，同时，要求档案员具有参与意识，能够像“记者”一样，随时关注学校大事，才有可能做到及时、齐全、完整。

　　第六，加强对归档工作的宣传和档案的日常管理。

　　做好归档工作的宣传教育，增强全员档案意识，以取得他们的支持与配合。同时，也要不断改善归档制度，而且要做好归档后文件的整理、保管，特别是提供利用等各项工作，以扩大实际影响，这是最有效的宣传。实践证明，档案工作要做到：文件能够“收得来、查得到”，“进得来、借得出”、“收进的是原始文件、借出的是经过整理的材料”，因而使人感到“交出的少、得到的多”，有关人员将会更乐于归档，这对收集工作非常有利。

　　总之，档案资料收集工作是一项需要单位领导、行政人员、单位职工和档案员共同密切配合，互相支持，才能更好地完成。