家庭档案的整理就是将零散的家庭档案材料进行分类、编号、装盒,使之有序化的过程。一般来讲,家庭档案的分类有两种,一是以家庭成员为主线,每个成员一个“全旨”,“全宗”内再分专题。一种是把所有的家庭成员的档案放在一起,按专题分类,如:
1、个人履历档案。包括家庭成员的简历、日记、奖状、奖牌、重要的成绩单、学术论文、专著。在报刊上发表的文章及作品,特殊收藏如名人字画、邮票、各类艺术品、文物、古玩等。
2、家庭财产类档案。包括家庭收支账目。存单。股票等各类投资交易卡、有价证券、工资条。水电费支出记录、保险凭据、借据、合同契约、贵重物品清单和发票、房屋租赁合同、装修合同、日常现金收支记账本、财产公证书等。
3、说明书档案。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单等。
4、声像档案。家庭成员结婚、寿庆、生日、旅游观光、聚会娱乐等活动的照片、录像带、光盘等资料。
5、健康档案。包括病历、诊断书、医疗保健卡、各种检查的片子、化验单、体检表、住院记录、义务献血证件、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录以及医院处方等。
6、交友联谊档案。包括亲朋好友的住址、电话号码,同学和老师、同事的来往信件、贺卡、通讯录、纪念册、留言薄等。
7、件档案。包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、获奖证书、身份证、户口薄、独生子女证、技术资格证等证书,上(下)岗证、结(离)婚证、技术工人等级证、入(退)伍证、各种聘书等等。
家庭档案整理完后,最好装在专用的档案盒子里,集中存放在一个地方,以方便查找为前提,但也需注意防光、防尘、防霉变,录音录像带、光(磁)盘等磁性材料的档案,还要避免靠近带有磁场的物体。如果档案盒内的材料较多,可以再分小类,用信封或其它小袋子分装,在每个小袋子上编号登记,这样查找起来就方便多了。如果档案内容较多,可以简单地写个目录作为索引,有条件的可以把目录存在电脑中。照片档案的整理可以按家庭成员的顺序编排,每个成员再按内容或时间分册,将每个相册内照片的内容和拍摄时间,简明扼要地写在相册封面或脊背上。相册内的照片应及时写好照片说明,如拍摄的时间、地点、人物和内容。重要的照片底片可以保存,但一定要和原始照片的编号相一致,否则查找将非常麻烦。
家庭档案的范围很广,内容也是包罗万象。各个家庭可以根据自家的实际情况收集、整理、分类。可以选择一、两种档案进行保存,也可以选择多种,各家庭视情况而定,没有统一的标准和格式。有特点的家庭可以建立特色档案,如各种养殖档案、收藏档案等。